Certificado de últimas voluntades: qué es y cómo se pide

Cuando fallece una persona, lo primero que necesita la familia para poder hacer cualquier cosa con la herencia es saber una cosa muy concreta: si dejó testamento y, en caso afirmativo, ante qué notario lo otorgó. Ese dato no lo da el ayuntamiento, ni el banco, ni el juzgado. Lo da el certificado de actos de última voluntad.

Es un trámite pequeño, barato y que casi nadie ha hecho nunca hasta que le toca. Aquí está explicado de principio a fin.

Qué es exactamente

Es una certificación emitida por el Registro General de Actos de Última Voluntad, que depende del Ministerio de Justicia. Ese registro no guarda los testamentos: guarda el rastro de que se otorgaron. Cada vez que alguien firma un testamento ante notario, el notario lo comunica al registro, que anota la fecha y ante quién se hizo.

El certificado, por tanto, responde a dos preguntas y solo a dos:

• Si la persona fallecida otorgó testamento.
• Cuál fue el último y ante qué notario se firmó.

No dice qué pone en el testamento. Para eso hay que acudir después al notario que consta en el certificado —o a su sucesor en el protocolo— y pedir una copia autorizada, que solo se entrega a quien acredite interés legítimo.

Cuándo se puede pedir

Hay una espera obligatoria: el certificado se solicita una vez transcurridos quince días hábiles desde la fecha del fallecimiento. Es el tiempo que el sistema necesita para que la defunción quede registrada y cruzada.

Intentarlo antes es la causa más frecuente de que la solicitud se rechace, y desespera a quien tiene prisa por resolver papeles. Merece la pena tenerlo en cuenta al planificar los trámites de las primeras semanas.

Qué hace falta

Dos cosas, y una de ellas suele ser la que atasca el trámite.

El certificado literal de defunción, expedido por el Registro Civil. Tiene que ser literal: no sirve el extracto ni una fotocopia simple. Debe constar el nombre de los padres de la persona fallecida, dato que el modelo de solicitud pide y que en los extractos no aparece.

Hay una excepción práctica que ahorra mucho tiempo: si el fallecimiento consta ya en el Registro Civil informatizado y se cumplen ciertas condiciones, la solicitud telemática puede no requerir aportar el certificado de defunción, porque el sistema lo comprueba. Conviene intentarlo por esa vía antes de ir a buscar papel.

El modelo oficial de solicitud con la tasa abonada. Es el modelo 790 con el código correspondiente a este certificado. La tasa es de importe reducido, pero la cifra exacta hay que comprobarla en la sede oficial del año en curso, porque se actualiza.

Las tres formas de pedirlo

Por internet

Es la vía más rápida si se dispone de certificado digital, DNI electrónico o sistema de identificación equivalente. Se rellena el formulario en la sede electrónica del Ministerio de Justicia, se paga la tasa telemáticamente y el certificado llega en formato electrónico.

Presencialmente

En la Oficina Central de Atención al Ciudadano del Ministerio o en las gerencias territoriales de Justicia, con el modelo 790 pagado en una entidad colaboradora y el certificado literal de defunción.

Por correo postal

Enviando el modelo con la tasa abonada y la documentación al Registro. Es la vía más lenta y la que más se usa desde el extranjero.

El certificado de seguros: el hermano olvidado

Hay un segundo certificado que se pide casi siempre a la vez y que mucha gente desconoce: el certificado de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento.

Dice si la persona fallecida tenía contratado algún seguro de vida o de accidentes con cobertura de fallecimiento y con qué entidad. No es raro que aparezcan pólizas vinculadas a una hipoteca o a una tarjeta que nadie recordaba, y cuyo capital se pierde si nadie las reclama en plazo.

Se solicita en el mismo sitio, con el mismo modelo y los mismos requisitos, y conviene pedir los dos en la misma gestión.

Qué se hace después

Si hay testamento: con el certificado en la mano se acude al notario que figura en él y se solicita copia autorizada, acreditando interés legítimo —normalmente, la condición de heredero o legatario—. Con esa copia y el resto de documentación se puede ya preparar la aceptación y la adjudicación de la herencia.

Si no hay testamento: la sucesión es intestada, y antes de repartir nada hay que determinar quiénes son los herederos mediante una declaración de herederos. Cuando se trata de descendientes, ascendientes o cónyuge, se tramita ante notario mediante acta de notoriedad; en otros supuestos el procedimiento cambia. Es un trámite con sus propios requisitos y sus propios tiempos, y conviene informarse antes de dar por hecho el reparto.

En ambos casos, después vienen los plazos fiscales, que son los que aprietan de verdad y que dependen de la comunidad autónoma. La regla general del impuesto de sucesiones prevé un plazo desde el fallecimiento con posibilidad de prórroga, pero tanto el plazo como la tributación concreta hay que comprobarlos en la administración autonómica correspondiente, porque varían mucho de una a otra.

Errores que hacen perder semanas

• Pedirlo antes de los quince días hábiles. La solicitud se rechaza y hay que volver a empezar y a pagar.
• Llevar un certificado de defunción que no es literal, o uno en el que no constan los nombres de los padres.
• Confundir el certificado con el testamento. El certificado solo dice dónde está; la copia la da el notario.
• No pedir a la vez el de seguros, y descubrir meses después que había una póliza.
• Dar por hecho que no hay testamento porque en casa no aparece ninguno. El testamento notarial no se guarda en casa: se guarda en el protocolo del notario, y esa es precisamente la razón de que exista este registro.

En resumen

El certificado de actos de última voluntad dice si hubo testamento y ante qué notario, y es el punto de partida de cualquier herencia. Se pide pasados quince días hábiles desde el fallecimiento, con el certificado literal de defunción y el modelo de tasa, por internet, presencialmente o por correo. Conviene solicitar en la misma gestión el certificado de seguros de cobertura de fallecimiento. Y los importes y los plazos fiscales hay que confirmarlos en la fuente oficial del año en curso, porque cambian.

Quién puede pedirlo

Es una pregunta que frena a mucha gente sin motivo: el certificado de actos de última voluntad lo puede solicitar cualquier persona que aporte la documentación exigida. No hay que ser heredero, ni acreditar parentesco, ni justificar para qué se quiere.

La razón es que el certificado, por sí solo, no revela nada confidencial: dice que hay testamento y ante qué notario, nada más. La reserva está un paso más allá, en la copia del testamento, que el notario solo entrega a quien acredite un interés legítimo.

Eso resuelve una situación bastante frecuente: cuando la relación familiar es mala y nadie quiere dar información, cualquiera de los posibles interesados puede obtener el certificado por su cuenta y saber al menos si existe testamento y dónde está depositado.

Los otros papeles de las primeras semanas

El certificado de últimas voluntades no viaja solo. Para poder mover una herencia hacen falta, como mínimo, estos documentos, y conviene pedirlos en bloque para no encadenar esperas:

• Certificado literal de defunción, del Registro Civil. Es el que abre todos los demás.
• Certificado de actos de última voluntad.
• Certificado de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento.
• Copia autorizada del testamento, si lo hay, o la declaración de herederos si no lo hay.
• Certificados de saldos de las entidades bancarias a fecha del fallecimiento.
• Notas simples del Registro de la Propiedad de los inmuebles y los recibos del IBI, con la referencia catastral de cada uno.

Con ese conjunto se puede acudir ya al notario o a la gestoría a preparar la aceptación y el reparto. Sin él no se avanza, y cada documento que falta añade días a un proceso que además tiene plazos fiscales corriendo desde el primer momento.

Una recomendación que ahorra disgustos: pedir varias copias del certificado literal de defunción desde el principio. Lo van a solicitar el banco, la aseguradora, la notaría y la administración, y cada uno querrá quedarse con la suya.

Si el fallecimiento fue hace muchos años

El registro no se limita a los fallecimientos recientes, pero sí tiene un límite temporal por abajo: los testamentos otorgados a partir de la fecha en que el registro empezó a funcionar. Para fallecimientos muy antiguos, la vía es la investigación en los archivos de protocolos notariales, que es un trabajo distinto y bastante más laborioso.

Para cualquier fallecimiento del último medio siglo, en cambio, el procedimiento descrito aquí funciona con normalidad, y el hecho de que hayan pasado años no impide solicitar el certificado.